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Plattform

Eine Plattform für die vorbereitende Buchhaltung – vom Eingang bis zum DATEV-Export

Acht Module, ein Datenmodell, zehn Kernbildschirme. Alles arbeitet auf demselben Vorgang: gehashtes Original, extrahierte Felder mit Evidenz, versionierter Kontierungsvorschlag und ein unveränderlicher Audit Trail.

End-to-End

Der Prozess in neun Schritten

  1. 01

    Intake

    E-Mail / Upload / E-Rechnung / Portal / Bank

  2. 02

    Universal Accounting Inbox

    Hash, Dedupe, Mandantenzuordnung

  3. 03

    Document AI

    Klassifikation, Extraktion, Evidence Spans

  4. 04

    Accounting AI

    Kontierung, Steuerschlüssel, Kostenstelle

  5. 05

    Matching & Memory

    Stammdaten, Historie, Zahlungsabgleich

  6. 06

    Confidence & Risk

    Kalibrierte Scores, Hard Gates, Policies

  7. 07

    Auto ⇄ Exception

    Straight-Through oder Human-in-the-Loop

  8. 08

    Pre-DATEV Validation

    Konten, Steuerschlüssel, Perioden, Belegbezug

  9. 09

    DATEV Connector

    Idempotenter Transfer Job, Acknowledgement

E-Mail Postfach

IN

XRechnung / ZUGFeRD

IDLE

Scan & Upload

IDLE

Engine

Datvia Engine

DATEV Buchungsstapel

Bankfeed (PSD2)

IDLE

Kassensystem

IDLE

DATEV Stammdaten

IDLE
Funktionsmodule

Module im Detail

5.1Ein Eingang für jede Belegquelle.

Universal Accounting Inbox

  • E-Mail-Adressen und Weiterleitungen pro Mandant
  • Drag & Drop, Scanner und REST API
  • PDF, Bild, ZUGFeRD und XRechnung
  • Bank- und Kreditkartenfeeds
  • Duplikaterkennung über Dokument-Hash
  • Automatische Mandanten-/Gesellschaftszuordnung
5.2Verstehen statt nur lesen.

Document AI

  • Dokumenttyp klassifizieren
  • Lieferant, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Netto/USt/Brutto, IBAN
  • Positionsdaten, Bestellnummern, Kostenstellen-Hinweise
  • Strukturierte E-Rechnungsdaten bevorzugt
  • Plausibilitätsprüfung Kopf ↔ Position ↔ Steuer
5.3Stammdaten mit Gedächtnis.

Vendor & Master Data Intelligence

  • Lieferanten identifizieren, Dubletten erkennen
  • Historische Kontierungen und Freigaben anzeigen
  • IBAN-, Adress-, USt-ID- und Domain-Änderungen markieren
  • Neue Stammdaten Policy-basiert freigeben
5.4Kontierung mit Begründung.

Accounting Engine

  • SKR03/SKR04 Kontierung
  • Debitor/Kreditor-Zuordnung
  • Steuerschlüssel und Sonderfälle
  • Kostenstellen, Projekte und Splits
  • Wiederkehrende Vorgänge erkennen
  • Begründung inklusive Evidenz
5.5Zahlung trifft Beleg.

Payment Matching

  • 1:1 Match
  • Sammel- und Teilzahlungen
  • Skonto, Gebühren und Differenzen
  • Mehrere Rechnungen gegen eine Zahlung
5.6Der fehlende Beleg meldet sich selbst.

Missing Document AI

  • Bankbewegungen ohne Beleg erkennen
  • Inbox und Archiv automatisch durchsuchen
  • Nachforderungsworkflow mit Fristen
  • Status im Monatsabschluss
5.7Freigaben, die zur Organisation passen.

Approval Workflow

  • Betrags-, Lieferanten-, Kostenstellen- und Risikoregeln
  • Mehrstufige Freigaben
  • Vertretungen und Eskalationen
  • Vollständige Freigabehistorie
5.8Auffälligkeiten vor der Zahlung.

Fraud & Anomaly Layer

  • Geänderte Bankverbindung
  • Ungewöhnliche Rechnungshöhe
  • Abweichende Vorlage oder Domain
  • Doppelte Rechnung
  • Ungewöhnlicher Steuersatz oder Kontierung
User Journeys

Drei Kernabläufe, kompromisslos kurz gehalten

UJ-01

Rechnung automatisch verarbeiten

  1. 01Rechnung trifft ein
  2. 02System bestimmt Mandant
  3. 03Dokument wird gehasht und unverändert gespeichert
  4. 04Typ und Format werden erkannt
  5. 05Felder und Positionen werden extrahiert
  6. 06Lieferant wird gematcht
  7. 07Accounting Proposal wird erzeugt
  8. 08Rules, Risk und Confidence laufen
  9. 09Policy entscheidet AUTO oder REVIEW
  10. 10Validator prüft Exportfähigkeit
  11. 11Freigabe und Export
  12. 12Ergebnis und Evidenz werden auditiert
UJ-02

Unsicheren Fall prüfen

  1. 01Exception Inbox öffnen
  2. 02Fall öffnen
  3. 03Dokument links, Vorschlag rechts
  4. 04Evidenz anzeigen
  5. 05Feld oder Konto ändern
  6. 06Entscheidung begründen
  7. 07Speichern
  8. 08Memory-Update
  9. 09Re-Validation
  10. 10Export-ready
UJ-03

Fehlende oder widersprüchliche Pflichtdaten

  1. 01Keine erfundenen Werte
  2. 02Maschinenlesbarer Exception Code
  3. 03MISSING_INVOICE_NUMBER / TAX_MISMATCH / UNKNOWN_VENDOR
  4. 04Routing an passenden Bearbeiter
Screen-Spezifikation

Zehn Bildschirme, die den Betrieb tragen

Login / SSO

MFA, Session Handling, Recovery

Kanzlei Dashboard

Mandantenstatus, Exceptions, Autonomy, Sync-Fehler

Mandanten Dashboard

Inbox, Verarbeitung, fehlende Daten, Exportstatus

Accounting Inbox

Filter, Quelle, Dokumenttyp, Status, Upload

Review Workspace

Dokumentviewer, Felder, Buchung, Evidenz, Confidence

Exception Queue

Priorität, Typ, Betrag, SLA, Owner, Bulk Actions

Vendor Profile

Stammdaten, Historie, Kontierungs-/Steuermuster

Policy Center

Autonomiegrenzen, Risk Overrides, Freigaberegeln

DATEV Integration

Verbindung, Mapping, Status, Fehler/Retry

Audit Log

Suche nach Dokument, User, Entscheidung, Export

Review Workspace UX
  • Keyboard Shortcuts: Accept, Edit, Skip, Escalate
  • Side-by-side Dokument und Buchung
  • Unsichere Felder visuell markieren
  • Confidence feld- und entscheidungsspezifisch
  • „Warum?“ öffnet Evidenz statt generischer KI-Erklärung
  • Änderungen vor Speichern als Diff anzeigen
AAccept
EEdit
SSkip
XEscalate
?Warum?
Rollen & Berechtigungen

Kanzlei Admin

Mandanten, Nutzer, Policies, Integrationen, Audit

Buchhalter

Inbox, Review, Kontierung, Exceptions, Export

Reviewer / Steuerfachkraft

Kritische Fälle, Policies, Freigaben

Mandant Admin

Eigene Nutzer, Belege, Freigaben, Status

Mandant User

Upload, Rückfragen, eingeschränkte Einsicht

System Service

Nur technisch notwendige, protokollierte Service-Rechte

RolleLesenErfassenFreigebenExportKonfiguration
Viewer
Preparer
Reviewer
Admin

RBAC ist tenant- und company-scoped. Ein Nutzer kann in verschiedenen Mandanten unterschiedliche Rollen besitzen.

Was würdest du bauen

Ein Datenmodell.

Acht Module.

Null Doppelerfassung.

Jeder Vorgang trägt Original-Hash, Evidenz, Versionsstand und Audit-Spur – von der E-Mail bis zum DATEV-Buchungsstapel.

Speed

Straight-Through Processing für wiederkehrende Standardfälle

Event-driven Verarbeitung, idempotente Jobs und asynchrone AI-Worker. Ein Standard-Review dauert bei geübten Nutzern wenige Sekunden – die Oberfläche zeigt zuerst die Entscheidung, nicht 30 Eingabefelder.

Depth

Semantisches Verständnis statt reiner OCR

Jedes extrahierte Feld besitzt Confidence und Evidence Reference. Summen- und Steuerarithmetik wird deterministisch geprüft, strukturierte E-Rechnungsdaten haben Vorrang.

Control

Autonomie ist eine Policy, keine Einstellung im Code

Regeln sind deklarativ, versioniert, testbar und scope-basiert: global → Kanzlei → Mandant. Spezifischere Regeln überschreiben nur dort, wo die Policy es erlaubt.

Audit

Jede Entscheidung ist rekonstruierbar

Actor, Tenant, Company, Timestamp, Session und Ergebnis werden auditiert. Proposals sind versioniert und anhand gespeicherter Model-/Rule-Versionen reproduzierbar.