Datenschutzerklärung

B & M Special Brands GmbH, Dorfstraße 14, 31157 Sarstedt, Deutschland
Geschäftsführer: René Blume, Dilwar Mirzo, Dildar Mirzo · Amtsgericht Hildesheim, HRB 208034

Telefon: +49 5066 695 6000 · E-Mail: info@bm-brands.de

Für Anfragen zum Datenschutz nutzen Sie bitte dieselbe Adresse mit dem Betreff „Datenschutz“.

Die Website und die Plattform werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, stabiler Betrieb, Angriffserkennung). Logfiles werden regelmäßig nach maximal 30 Tagen gelöscht oder gekürzt.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher ein – insbesondere für Anmeldung/Session, Produktauswahl und Workspace-Einstellungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Marketing- oder Tracking-Cookies Dritter werden nicht gesetzt.

Für die Nutzung der Software verarbeiten wir Registrierungs- und Stammdaten (E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen, Rollen), Anmeldeinformationen in gehashter Form sowie Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. Audit-Log-Einträge zu Freigaben, Exporten und Änderungen).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung), für revisionssichere Protokolle zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

Laden Kundinnen und Kunden Belege, Kontoauszüge, Kontenpläne oder Adresslisten in Datvia hoch, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Der Kunde ist insoweit Verantwortlicher; wir schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.

Verarbeitet werden können dabei personenbezogene Daten aus Belegen, etwa Namen und Adressen von Geschäftspartnern, Bankverbindungen, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Eine Nutzung dieser Inhalte für eigene Zwecke – insbesondere zum Trainieren allgemeiner KI-Modelle – erfolgt nicht.

Zur Texterkennung und Vorkontierung werden Belegdaten an beauftragte Verarbeitungsdienste übermittelt, die als Auftragsverarbeiter gebunden sind. Die Ergebnisse sind Vorschläge; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt – kritische Fälle werden zur menschlichen Prüfung ausgesteuert.

Soweit dabei eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) samt ergänzender Schutzmaßnahmen.

Bei Kontakt-, Demo- oder Terminbuchungen verarbeiten wir die angegebenen Daten (Name, E-Mail, Unternehmen, Nachricht, Wunschtermin), um die Anfrage zu bearbeiten – Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, insbesondere für Hosting und Datenbankbetrieb in der EU, für Belegerkennung sowie für E-Mail-Versand. Alle Dienstleister sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur bei gesetzlicher Pflicht oder mit Ihrer Einwilligung.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Buchhaltungsrelevante Unterlagen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig 6 bis 10 Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB). Kundendaten in der Plattform werden nach Vertragsende gemäß den Weisungen des Kunden gelöscht oder zurückgegeben.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen.

Zudem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.

Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Zugriffe sind rollenbasiert beschränkt, Mandantendaten werden logisch getrennt, und sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert. Weitere Details finden Sie auf der Sicherheitsseite.